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12. Obligaciones formales, contables y registrales

Todos los contribuyentes del IRPF, tienen obligación de conservar, durante el plazo máximo de prescripción (4 años), los justificantes y documentos acreditativos de las operaciones, rentas, gastos, ingresos, reducciones y deducciones.

Las obligaciones contables y registrales de los contribuyentes de IRPF pueden resumirse como sigue:

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Obligaciones de facturación

Están obligados a emitir factura y copia de las mismas:
- los contribuyentes del IRPF que obtengan rendimientos de actividades económicas, por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad en el método de estimación directa, con independencia del régimen a que estén acogidos a efectos del IVA.
- los contribuyentes acogidos al método de estimación objetiva en el IRPF que determinen su rendimiento neto en función del volumen de ingresos.

Pagos a cuenta

La normativa del IRPF contempla tres tipos de pagos a cuenta
- Retenciones, que se practican cuando determinados rendimientos de actividades económicas se satisfacen en metálico (retribuciones dinerarias). En este caso el pagador de los rendimientos debe detraer una parte de los mismos e ingresar su importe en el Tesoro Público.
- Ingresos a cuenta, que se efectúan cuando determinados rendimientos de actividades económicas se satisfacen en especie. En este caso el retenedor debe ingresar en el Tesoro Público la cantidad resultante, pudiendo o no repercutir el ingreso a cuenta al perceptor de la renta en especie.
- Pagos fraccionados, que son realizados directamente por el contribuyente que ejerce las actividades económicas

Se encuentran sujetos a retención los siguientes rendimientos de actividades económicas:
- Los rendimientos de actividades profesionales (nº 832).
- Los rendimientos de actividades agrícolas y ganaderas (nº 855).
- Los rendimientos de actividades forestales (nº 857).
- Los rendimientos de determinadas actividades empresariales acogidas a EO (nº 857.1).

Salvo en los supuestos en que la retención es al 7% (ver nº 839), cuando los rendimientos sean contraprestación de una actividad profesional debe aplicarse el 15% de retención sobre los ingresos íntegros satisfechos

Obligados al pago fraccionado

La obligación de efectuar pagos fraccionados del impuesto alcanza a los contribuyentes que ejercen actividades empresariales y profesionales, cualquiera que sea el método de determinación de sus rendimientos (estimación directa -normal y simplificada- o estimación objetiva).
En las entidades en régimen de atribución de rentas (nº 96 s.) que ejerzan tales actividades, los pagos fraccionados han de ser realizados por cada uno de los socios, comuneros o partícipes, en proporción a su participación en el beneficio de la entidad.
La obligación de presentar la declaración persiste aunque sea cero o negativa, es decir, cuando, por aplicación de las retenciones a los ingresos o por cualquier otra causa, los pagos fraccionados no determinen una cuantía a ingresar.
No existe obligación de efectuar pagos fraccionados en los siguientes casos:

  1. Para las actividades profesionales cuando, en el año natural anterior, al menos el 70% de los ingresos de la actividad fueron objeto de retención o ingreso a cuenta. En caso de inicio de actividad, se toma en cuenta el porcentaje de ingresos que haya sido objeto de retención o ingreso a cuenta durante el período a que se refiere el pago fraccionado.
  2. Para las actividades agrícolas, ganaderas y forestales cuando, en el año natural anterior, al menos el 70% de los ingresos procedentes de la explotación, con excepción de las subvenciones corrientes o de capital y las indemnizaciones, fueron objeto de retención o ingreso a cuenta. En caso de inicio de actividad, se toma en cuenta el porcentaje de ingresos que haya sido objeto de retención o ingreso a cuenta durante el período a que se refiere el pago fraccionado. Esta regla es aplicable cualquiera que sea el método de determinación del rendimiento neto de la actividad agrícola, ganadera o forestal.

Para todos los obligados a realizar pagos fraccionados, su declaración e ingreso es trimestral, a realizar dentro de los 20 primeros días de los meses de abril, julio y octubre y dentro de los 30 primeros días de enero.
El pago fraccionado es el 20% del rendimiento neto correspondiente al período de tiempo transcurrido desde el primer día del año hasta el último día del trimestre de cada pago fraccionado.

Cada pago trimestral consistirá en la aplicación sobre el rendimiento neto resultante de las fases indicadas en el esquema del nº 877 de los siguientes porcentajes (en función del número de personas asalariadas existentes):

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